Nomenklatura e çështjeve është një listë e numëruar e titujve të çështjeve që depozitohen brenda një organizate. Sipas këtij dokumenti, po kryhet e gjithë puna për dokumentacionin e ndërmarrjes. Ajo pasqyron kohën e ruajtjes së dokumenteve specifike dhe cili departament është përgjegjës për cilin dokumentacion.
E nevojshme
- - njohuri për punën në zyrë;
- - një listë tipike e dokumenteve me periudhat e magazinimit.
Udhëzimet
Hapi 1
Merrni një vendim për zhvillimin e nomenklaturës, kjo duhet të bëhet duke përdorur urdhrin për organizatën. Në të, tregoni se kush duhet të bëjë nomenklaturën, nën udhëheqjen e kujt dhe në çfarë afati kohor. Tjetra, sqaroni qëllimin e artikullit. Për të krijuar një nomenklaturë individuale, mund të përdorni një të përafërt, mund të përpilohet për grupe organizatash që janë pjesë e të njëjtit sistem. Merrni parasysh strukturën e organizatës tuaj kur hartoni këtë dokument.
Hapi 2
Zgjidhni skemën e klasifikimit në bazë të së cilës do të ndërtohet nomenklatura. Varet nga struktura e ndërmarrjes. Nëse është mjaft e qëndrueshme, atëherë zgjidhni një bllok diagram të nomenklaturës. Nëse ndryshon shpesh, atëherë zgjidhni një skemë funksionale të prodhimit. Në rastin e parë, pjesët e nomenklaturës do të korrespondojnë me emrat e ndarjeve strukturore të ndërmarrjes. Sekuenca e vendndodhjes së tyre duhet të jetë e ngjashme me tabelën e personelit. Në rastin e dytë, përdorni funksionet ose udhëzimet e veprimtarisë së organizatës si seksione kur hartoni nomenklaturën e çështjeve të ndërmarrjes.
Hapi 3
Formuloni titujt e çështjeve. Titulli duhet të jetë i qartë, konciz dhe të zbulojë strukturën dhe përmbajtjen kryesore të dokumenteve të çështjes. Përfshini gjithashtu në të sqarimin e përmbajtjes së çështjes, informacion mbi vërtetësinë dhe kopjet e dokumenteve. Mos përdorni fjalë hyrëse, fraza komplekse dhe formulime jo specifike në tituj.
Hapi 4
Kur përpiloni një listë të titujve, përdorni shenjat e mëposhtme: nominale (lloji i dokumentit), autor, korrespodent, kronologjik (koha e krijimit), tema-pyetje, gjeografike.
Hapi 5
Përcaktoni periudhat e mbajtjes për rastet, për këtë përdorni një listë standarde të dokumenteve të menaxhimit. Përfundoni modelin e nomenklaturës, vetë teksti duhet të duket si një tabelë, vendosni vulën e aprovimit në faqen e titullit.
