Çështja e nevojës për të krijuar një arkiv elektronik në ndërmarrje po bëhet gjithnjë e më urgjente. Dhe kjo nuk është e rastësishme, sepse futja e teknologjive të reja të informacionit jo vetëm që siguron sigurinë dhe besueshmërinë e dokumenteve, por gjithashtu zvogëlon kohën për kërkimin e tyre, dhe gjithashtu lejon, nëse është e nevojshme, disa punonjës të kenë të njëjtat të dhëna në të njëjtën kohë.
Udhëzimet
Hapi 1
Krijimi i një arkivi të dokumenteve elektronike përfshin disa faza. Fillimisht, blini dhe instaloni softuerin e licencuar në pajisjet kompjuterike të kompanisë.
Hapi 2
Përgatitni dokumente, domethënë, organizoni ato, identifikoni ato në përputhje me strukturën ekzistuese të qarkullimit të dokumenteve në organizatën tuaj. Veçanërisht, në këtë fazë, ata do të duhet të regjistrohen, të renditen sipas afatit të ruajtjes, dhe prodhimet dhe prodhimet të hiqen nga fletët e pa qepura.
Hapi 3
Hapi tjetër është dixhitalizimi ose skanimi i dokumenteve. Ajo kryhet në pajisje teknike që mbështesin saktësisht llojin dhe formatin e dokumentit që përdoret në këtë organizatë. Në këtë fazë, kontrolloni cilësinë e riprodhimit të dokumenteve, nëse është e nevojshme, skanoni përsëri.
Hapi 4
Tjetra është faza e konvertimit (konvertimit) të dokumenteve në formatin që plotëson konceptin e ruajtjes dhe standardeve të tyre të prodhimit, dhe pastaj - faza e indeksimit, d.m.th. "Caktimi" i fjalëve kyçe për secilin dokument për kërkimin pasues të informacionit të nevojshëm ose krijimin e një baze të të dhënave me tekst të plotë.
Hapi 5
Në fund të punës për krijimin e një arkivi elektronik, vendosni cilësimet (e drejta e hyrjes, e drejta për të ndryshuar dokumentet) dhe trajnoni personelin e organizatës.
