Baza e të dhënave është një katalog informacioni. Të dhënat janë të organizuara sipas rregullave të pranuara përgjithësisht. Librat telefonikë ose fjalorët janë shembujt më të thjeshtë të bazave të të dhënave. Me zhvillimin e teknologjisë informatike, bazat e të dhënave janë bërë shumë më të mëdha dhe më komplekse.
Kuptimi i bazave të të dhënave
Baza e të dhënave është një mjet për mbledhjen dhe organizimin e informacionit. Ato mund të përmbajnë të dhëna rreth njerëzve, produkteve, financave dhe më shumë. Ndërtimi i një baze fillon me një listë të thjeshtë ose fletëllogaritëse. Me kalimin e kohës, kjo listë rritet, dhe teprica dhe mospërputhjet fillojnë të shfaqen në të dhëna. Becomesshtë e vështirë të mendosh për to si një listë. Sapo këto probleme të fillojnë të shfaqen, është një ide e mirë t'i ktheni ato në një bazë të dhënash duke përdorur një sistem të menaxhimit të bazës së të dhënave (DBMS). Një nga produktet më të mira në këtë fushë është Microsoft Office Acess, i cili ndërthur fleksibilitetin, lehtësinë e përdorimit dhe një ndërfaqe miqësore për përdoruesit.
Tabelat
Një tabelë në një bazë të dhënash duket si një tabelë e thjeshtë në atë që të dhënat ruhen në rreshta dhe kolona. Si rezultat, zakonisht është mjaft e lehtë të importosh një tabelë të rregullt në një bazë të dhënash. Dallimi kryesor midis një spreadsheet dhe një baze të dhënash është niveli i organizimit të informacionit.
Çdo rresht në tabelë quhet rekord. Pjesët e zgjedhura të informacionit mbahen në regjistra. Secila prej tyre përbëhet nga një ose më shumë fusha. Fushat janë analoge me kolonat në një tabelë. Për shembull, mund të krijoni një tabelë të quajtur "Punonjësit", ku secili rekord (rresht) përmban të dhënat personale të punëtorit (emri, mbiemri), dhe secila fushë (kolona) jep informacion në lidhje me të (adresa, etj.). Fushat duhet të caktohen si një lloj specifik i të dhënave, qoftë teksti, data, koha, numri ose ndonjë lloj tjetër informacioni.
Formularët
Formularët nganjëherë referohen si "ekranet e futjes së të dhënave". Ky është lloji i ndërfaqes që përdoret për të punuar me të dhënat tuaja. Format shpesh përmbajnë butona komandues që kryejnë funksione të ndryshme. Quiteshtë mjaft e mundur të krijoni një bazë të të dhënave pa përdorur forma duke redaktuar të dhënat e dhëna në tabelat e referencës. Sidoqoftë, shumica e bazave të të dhënave përdorin forma për të parë, futur dhe modifikuar tabelat.
Hetimet
Kërkesat janë kokat e vërteta të punës në bazën e të dhënave dhe mund të shërbejnë shumë funksione të ndryshme. Zbatimi i tyre më i zakonshëm ka qenë marrja e të dhënave specifike nga tabelat. Informacioni që përdoruesi dëshiron të marrë zakonisht shpërndahet në disa tabela. Pyetjet ju lejojnë të shihni të gjitha tabelat në të njëjtën kohë dhe të shfaqni rezultatin e kërkimit në ekran. Përveç kësaj, pyetjet ju lejojnë të shtoni kritere që filtrojnë të dhëna për një pyetje specifike.
Raportet
Raportet përdoren për të përmbledhur dhe paraqitur të dhënat në tabela. Secili raport mund të redaktohet për të paraqitur informacionin në një format tjetër. Raporti mund të gjenerohet në çdo kohë dhe ai do të pasqyrojë gjendjen aktuale të bazës së të dhënave.
Makrot
Makrot në Access janë analoge me gjuhën e programimit që përdoret për të shtuar funksionalitetin e bazës së të dhënave. Për shembull, kur bashkëngjitni një makro në një buton në një formë, ajo do të ekzekutohet sa herë që klikohet ai buton. Makrot përmbajnë veprime për të kryer detyra specifike, të tilla si gjenerimi i një raporti, ekzekutimi i një pyetjeje ose korrigjimi i informacionit. Shumica e operacioneve manuale të bazës së të dhënave mund të automatizohen duke përdorur makrot. Kjo kursen shumë kohë dhe burime të PC-ve.
